En la búsqueda constante del éxito, toda organización tiene como objetivo alcanzar metas y cumplir con sus propósitos. Para alcanzar el éxito es esencial que las organizaciones se enfrenten y resuelvan eficazmente los desafíos que surgen en su camino.
Una metodología que ha demostrado ser efectiva para enfrentar y resolver problemas en las organizaciones es el Ciclo de Deming. A través de esta metodología, las organizaciones pueden mejorar continuamente sus procesos, optimizar su desempeño y lograr un éxito sostenible en el cumplimiento de sus objetivos.
Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:
1. ¿Qué es el Ciclo de Deming?
2. Fases del Ciclo de Deming
3. Beneficios de aplicar el Ciclo de Deming
4. Ejemplo aplicativo
1. ¿Qué es el Ciclo de Deming?
El Ciclo de Deming, es la metodología más usada para solucionar problemas y ejecutar sistemas de mejora continua. Su aplicación ayuda a que las organizaciones mejoren su rendimiento y aumenten su productividad.
El Ciclo de Deming se compone de 4 fases: Planear, Hacer, Verificar y Actuar y se basa en el supuesto de que una empresa debe mejorar continuamente para poder competir en el mercado.
El Ciclo de Deming es también conocido como:
- Ciclo de Shewhart
- Ciclo de la calidad
- Ciclo PDCA (Plan Do Check Act)
- Ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar)
- Espiral de Mejora Continua
Mucho se habla de Deming, sin embargo, Walter A. Shewhart es el creador del Ciclo PHVA, pero es Deming quien lo hizo de alguna forma más popular, es por ello que los japoneses lo rebautizaron como Ciclo Deming debido a que Deming fue quien les enseñó la metodología en el Japón de los años 1950.
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2. Fases del Ciclo de Deming
El Ciclo de Deming o Ciclo PHVA se compone cuatro etapas cíclicas de forma que una vez acabada la etapa final se debe volver a la primera y repetir el ciclo de nuevo, estas etapas son: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar.
a. PLANIFICAR:
En esta fase, se establecen los objetivos y se planifican las acciones necesarias para lograrlos. Implica identificar los problemas, analizar las necesidades y expectativas de los clientes, definir metas y determinar las estrategias y recursos necesarios para alcanzar los resultados deseados.b. HACER:
En esta etapa se implementa el plan de acción de la fase anterior. Es importante que las tareas se realicen de acuerdo con las especificaciones y los estándares establecidos, y que se registren los datos y la información relevante para su posterior análisis. En ocasiones conviene realizar una prueba piloto para probar el funcionamiento antes de realizar los cambios a una gran escala.c. VERIFICAR:
En esta fase, se evalúan los resultados obtenidos a través de la implementación. Se analiza la información recopilada para determinar si se han alcanzado los resultados esperados y si se han cumplido los estándares de calidad establecidos. Esta fase implica realizar auditorías, mediciones, inspecciones y análisis de datos para evaluar el rendimiento y la conformidad con los requisitos establecidos.d. ACTUAR:
En esta fase, se toman acciones correctivas y preventivas basadas en los resultados y análisis obtenidos en la fase anterior. Si se identifican desviaciones o áreas de mejora, se implementan medidas correctivas para abordar los problemas y evitar que se repitan en el futuro.Una vez completada la fase de Actuar, el ciclo se repite de forma continua, lo que permite una mejora continua y un perfeccionamiento de los procesos a lo largo del tiempo.
3. Beneficios de aplicar el Ciclo de Deming
Aplicar el Ciclo de Deming ofrece una serie de beneficios significativos para las organizaciones. Entre ellos:
Mejora continua:
El Ciclo de Deming fomenta la cultura de mejora continua, mediante la repetición constante del ciclo, las empresas pueden identificar áreas de mejora, implementar cambios y evaluar los resultados. Esto permite una evolución constante, optimizando los procesos y alcanzando niveles cada vez más altos de eficiencia y calidad.
Orientación al cliente:
El Ciclo PHVA genera énfasis en comprender y satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes. Al involucrar a los clientes en la fase de planificación, recopilando su retroalimentación y adaptando los productos o servicios en función de sus requerimientos.
Toma de decisiones basada en datos:
El ciclo PDCA promueve la toma de decisiones informadas y basadas en datos. A través de la recopilación y análisis de información relevante durante la fase de verificación, las organizaciones pueden identificar patrones, tendencias y oportunidades de mejora.
Reducción de costos y desperdicios:
Ayuda a identificar ineficiencias, redundancias y desperdicios en sus procesos. Al eliminar actividades innecesarias y optimizar los recursos, las empresas pueden lograr un uso más efectivo de sus recursos y aumentar su rentabilidad.
Compromiso y participación del personal:
El Ciclo de Deming involucra a todo el personal de la organización, fomentando un sentido de pertenencia y compromiso. Al permitir que los empleados participen activamente en la toma de decisiones y aporten ideas, se promueve la innovación y se fortalece el compromiso con la excelencia
4. Ejemplo aplicativo
Una empresa retail con alcance nacional posee 1000 Asesores de Venta, cada asesor comisiona el 2% del valor del producto que logran vender.
La empresa desde el 2022 posee un sistema automático de pago de comisiones lo cual ayudo a reducir la carga operativa del área de contabilidad, ya que antes todos los cálculos eran manuales. Cuando se implementó este sistema se indicó que no cubrirían e 100% de los pagos, existirán algunos pagos que seguirán de forma manual (se estimó entre el 5% a 10% del total de casos), esto debido a ciertas condiciones particulares que no hacen posible que algunos cálculos sean programables en el sistema.
Sin embargo, en los últimos meses se han incrementado los pagos manuales, por lo que el Asistente de Contable no logra calcular ni pagar a tiempo todas las comisiones de los Asesores de Venta, este retraso ha traído diferentes reclamos y quejas hacia la organización inclusive el sindicato de trabajadores ha presentado el caso ante el Ministerio de Trabajo.
¿Cómo podríamos solucionar este problema usando el Ciclo de Deming?
a. PLANIFICAR:
- Se realizó un análisis mediante histogramas y se halló que actualmente el 30% de los pagos de comisiones se realizan de forma manual (ya no es el 5% o 10%), este 30%. Analizando con profundidad se encontró que la mayoría pertenecen a los Asesores de Venta que ingresaron a trabajar desde enero del 2023 a la actualidad, coincidentemente en enero 2023 hubo muchos cambios organizaciones en el área de Selección de Personal.
- Se realizaron observaciones al proceso de Selección de Personal, y se concluyó que el origen del problema es un mal registro del nuevo Asesor de Venta. Los Asesores contratados desde enero 2023 son registrados en el sistema con el código 1412 que pertenece al "Asesor de Servicio", este error realizado por el “Asistente de Selección de Personal” ha generado que las comisiones de los “Asesores de Venta” no ingresen al sistema y se manejen por fuera.
- Objetivo: Registrar correctamente el código del cargo del 100% de los "Asesores de Venta" desde enero 2023 a la actualidad.
- Método: Al ingresar a trabajar por primera vez a la empresa cada Asesor de Venta deberá llenar una ficha con sus datos, indicar su puesto y su código de puesto. Semanalmente un “Analista de Operaciones” validará que los datos sean ingresados al sistema correctamente.
b. HACER:
- El área de Selección de Personal actualizará todas las fichas de ingreso de personal agregando una tabla de puestos y sus respectivos códigos para su marcado.
- El área de Capacitación realizará la capacitación al Asistente de Selección sobre los puestos existentes y sus códigos respectivos.
c. VERIFICAR:
- El Área de Operaciones descarga semanalmente el reporte de todos los "Asesores de Venta" y verifica si todos se encuentran registrados con el código correcto.
d. ACTUAR:
• Se encontró que se mejoró en un 90% el registro de los Asesores de Venta, sin embargo sigue existiendo un 10% de error debido a que algunos asesores de venta no colocan correctamente el código en su ficha de ingreso
A modo de resumen.
El Ciclo de Deming, es la metodología más usada para solucionar problemas y ejecutar sistemas de mejora continua. El Ciclo de Deming tiene 4 fases: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar. El Ciclo de Deming es realmente infinito, porque una vez finalizado la 4ta fase se debe volver a la 1era para estudiar nuevas mejoras.