La Hoja de Recogida de Datos es una herramienta que facilita la organización y el análisis de datos mediante el uso de formularios simples y claros. Se utiliza para recopilar datos de manera sistemática durante la inspección de procesos, productos o servicios, con el objetivo de identificar la frecuencia de ocurrencia de fallas, defectos u otros eventos de interés.

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Es por eso que hoy desarrollaremos un Caso Práctico sobre la aplicación de la Hoja de Recogida de Datos.

Caso Practico “Juguetes Felices S.A.”

Descripción del Caso:

Una empresa de fabricación de juguetes llamada “Juguetes Felices S.A.” ha detectado un aumento preocupante en el número de productos defectuosos que salen de la planta de producción. Juan, el gerente de calidad, decide implementar una Hoja de Recogida de Datos para identificar los defectos más frecuentes en los productos con el fin de tomar acciones correctivas que mejoren la calidad de los productos. El objetivo de Juan es mitigar y minimizar los defectos de los productos para mantener la competitividad en el mercado y aumentar la satisfacción del cliente.

Hoja de Recogida de Datos | Ejemplo Práctico

Durante una semana, Juan y su equipo inspeccionarán tres productos específicos: el Juguete A, el Juguete B y el Juguete C. Los defectos que se deberán registrar son:
  • Piezas faltantes
  • Pintura descascarada
  • Ensamblaje incorrecto

Desarrollo del Caso:

Para el desarrollo del caso se siguió los pasos establecidos.

A. Definición del Objetivo:

Juan plantea como objetivo "Identificar los defectos más comunes en la fabricación de juguetes a fin de implementar acciones correctivas que reduzcan la cantidad de productos defectuosos". Este objetivo guiará el diseño y uso de la Hoja de Recogida de Datos.

B. Diseño de la Hoja de Recogida de Datos:

Juan diseña la Hoja de Recogida de Datos, asegurándose de incluir todas las categorías relevantes. El formato final es simple y permite una fácil interpretación.

Propuesta N°1
 

Fecha

Tipo de Defecto

Producto A

Producto B

Producto C

Fecha 1

Piezas Faltantes

 

 

 

Fecha 1

Pintura descascarada  

 

 

 

Fecha 1

Ensamblaje incorrecto 

 

 

 

Fecha 2

Piezas Faltantes

 

 

 

Fecha 2

Pintura descascarada  

 

 

 

Fecha 2

Ensamblaje incorrecto 

 

 

 

…

…

 

 

 

La Hoja de Recogida de Datos puede tener diferentes diseños, el diseño dependerá del objetivo trazado. Aquí te presento otras propuesta interesantes:

Propuesta N°2:

Fecha

Producto

Piezas Faltantes

Pintura descascarada  

Ensamblaje incorrecto 

Fecha 1

Producto A

 

 

 

Fecha 1

Producto B 

 

 

 

Fecha 1

Producto C

 

 

 

Fecha 2

Producto A

 

 

 

Fecha 2

Producto B 

 

 

 

Fecha 2

Producto C

 

 

 

…

…

 

 

 

Propuesta N°3:

Producto

Tipo de Defecto

Fecha 1

Fecha 2

Fecha 3

…

Producto A

Piezas Faltantes

 

 

 

 

Pintura descascarada  

 

 

 

 

Ensamblaje incorrecto 

 

 

 

 

Producto B

Piezas Faltantes

 

 

 

 

Pintura descascarada  

 

 

 

 

Ensamblaje incorrecto 

 

 

 

 

Producto C

Piezas Faltantes

 

 

 

 

Pintura descascarada  

 

 

 

 

Ensamblaje incorrecto 

 

 

 

 

Propuesta N°4:

Tipo de Defecto

Productos

Fecha 1

Fecha 2

Fecha 3

…

Piezas Faltantes

Producto A

 

 

 

 

Producto B

 

 

 

 

Producto C

 

 

 

 

Pintura descascarada  

Producto A

 

 

 

 

Producto B

 

 

 

 

Producto C

 

 

 

 

Ensamblaje incorrecto 

Producto A

 

 

 

 

Producto B

 

 

 

 

Producto C

 

 

 

 

Para fines del ejercicio tomaremos la Propuesta N°1.

C. Instrucción al personal:

Antes de comenzar, Juan se encarga de instruir a su equipo sobre el correcto llenado de la hoja y la importancia de seguir el procedimiento de inspección. Una adecuada capacitación es crucial para que los datos recolectados sean fiables.

D. Recolección de Datos:

Durante una semana, el equipo de Juan registra diariamente los defectos observados en los productos A, B y C. Los datos se organizan en la hoja de recogida. Ejemplo de datos recolectados:

Fecha

Tipo de Defecto

Producto A

Producto B

Producto C

01/08/2024

Piezas Faltantes

2

1

3

01/08/2024

Pintura descascarada  

4

3

2

01/08/2024

Ensamblaje incorrecto 

1

2

1

02/08/2024

Piezas Faltantes

3

0

1

02/08/2024

Pintura descascarada  

1

4

3

02/08/2024

Ensamblaje incorrecto 

2

1

2

03/08/2024

Piezas Faltantes

1

3

2

03/08/2024

Pintura descascarada  

3

1

4

03/08/2024

Ensamblaje incorrecto 

0

2

1

…

…

…

…

…

E. Análisis de los Datos:

Después de una semana de recolección, Juan realiza un análisis de los datos acumulados para cada tipo de defecto. El análisis total arroja el siguiente resultado:

Tipo de Defecto

Producto A

Producto B

Producto C

Total

Piezas Faltantes

6

4

6

16

Pintura descascarada  

8

8

9

25

Ensamblaje incorrecto 

3

5

4

12

F. Interpretación de Resultados:

Del análisis, Juan observa que el defecto más común es "Pintura descascarada" con un total de 25 incidencias, seguido por "Piezas faltantes" con 16 y "Ensamblaje incorrecto" con 12. Esto le permite priorizar sus esfuerzos de mejora.
 
1. Pintura descascarada:
  • Revisar el proceso de pintura para identificar posibles causas, como problemas con los materiales de pintura, el proceso de aplicación o el secado.
  • Verificar las condiciones ambientales de la planta (temperatura, humedad) que podrían estar afectando la calidad de la pintura.
  • Capacitar al personal en las mejores prácticas de pintura y manejo de materiales.

2. Piezas faltantes:
  • Realizar una auditoría del control de inventario para asegurarse de que todas las piezas están disponibles y correctamente contadas antes del ensamblaje.
  • Revisar y mejorar las instrucciones de ensamblaje para asegurarse de que todas las piezas necesarias están claramente especificadas.
  • Implementar controles de calidad adicionales para verificar la integridad del producto antes de empaquetarlo.

3. Ensamblaje incorrecto:
  • Revisar las instrucciones y procedimientos de ensamblaje para identificar posibles puntos de confusión o errores.
  • Proporcionar capacitación adicional al personal de ensamblaje para asegurar que entienden y siguen correctamente los procedimientos.
  • Considerar la implementación de sistemas de ensamblaje más automatizados o herramientas de apoyo visual (como diagramas detallados).
A modo de conclusión:
El uso de la Hoja de Recogida de Datos en el análisis de calidad es fundamental para identificar y solucionar problemas de manera objetiva. En este ejercicio práctico, la herramienta permitió a la empresa "Juguetes Felices S.A." recolectar datos precisos sobre defectos, facilitando la priorización de las acciones correctivas.

Además, una correcta interpretación de los datos recolectados no solo mejora la calidad del producto, sino que también optimiza los procesos, reduce costos y aumenta la satisfacción del cliente. En resumen, la Hoja de Recogida de Datos es una herramienta indispensable en cualquier proceso de mejora continua, aportando información valiosa para la toma de decisiones efectivas.